Vous souhaitez lancer une campagne d’entretiens auprès de tout ou partie de vos salariés ? Rien de plus simple avec malibou, on vous explique la marche à suivre.

Le principe de la campagne d’entretien est que tous les employés inclus dans cette campagne doivent individuellement préparer un entretien avec une autre personne de l’entreprise (généralement leur manager). Toutes les personnes incluses dans la campagne préparent cet entretien à partir du même questionnaire. Une fois la campagne lancée :

• tous les employés devront répondre au questionnaire pour préparer l’entretien
• les responsables de la revue (leur manager) pourront visualiser la préparation et préparer à leur tour en ajoutant des commentaires
• enfin lors de leur entretien ensemble, le responsable de la revue pourra compléter le compte rendu de l’entretien.

https://youtu.be/ZqA1tq6FAlA

👩‍⚖️ Le cadre légal des entretiens obligatoires

Il y a principalement deux types d’entretiens qui doivent être obligatoirement mis en place par l’employeur :

• L’entretiens professionnel : tous les 2 ans, l'entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l'employeur. C'est aussi une obligation lorsque le salarié revient de certains congés. Cet entretien est destiné à envisager les perspectives d'évolution professionnelle et les formations qui peuvent y contribuer.

Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

• L’entretien de forfait jour : tous les ans, l'entretien annuel de forfait jours est un rendez-vous individuel obligatoire, imposé par la loi, permettant à l'employeur d'évaluer la charge de travail des salariés en forfait jours. Il porte sur plusieurs aspects clés, notamment la charge de travail.

Section 5 : Conventions de forfait (Articles L3121-53 à L3121-66) - Légifrance

malibou vous propose des modèles d’entretiens inclus dans les étapes de création de vos campagnes pour vous faire gagner du temps tout en vous assurant de respecter le cadre légal de ces entretiens.

Vous pouvez également utiliser le module d’entretien de malibou pour créer des campagnes non obligatoires : entretiens d’évaluation annuelle, entretien de feedback manager, entretien de motivation professionnelle…

🌴 Lancer et suivre une campagne d’entretiens dans malibou

🤸‍♂️ 1/ Créer une campagne d’entretiens

👉 En tant qu’administrateur vous avez dû voir apparaitre une nouvelle page “Entretiens” dans votre menu sur la gauche.

Cette page vous permet d’accéder aux campagnes déjà créées et de créer une nouvelle campagne :

• soit en dupliquant une campagne existante que vous pourrez ensuite modifier
• soit en créant une nouvelle campagne de 0 grâce au bouton en haut à droite de la page “Nouvelle campagne”

La création d’une campagne se fait en 4 étapes :

• Configurer la campagne : en définissant le nom de la campagne et le type d’entretien concerné. Classer vos campagnes par type d’entretien vous permet de les retrouver plus facilement dans la page qui liste toutes les campagnes et dans les versions futures de mieux analyser les campagnes passées.
• Sélectionner les participants :
  • Vous pouvez choisir d’intégrer tous les collaborateurs dans la campagne ou seulement certains d’entre eux
  • Par défaut, le responsable RH de chaque collaborateur sera assigné à la revue de l’entretien. Vous avez la main pour désigner le salarié de votre choix en tant que responsable de la revue.
  • Si le collaborateur n’a pas de responsable RH et que vous ne lui avez assigné personne, l’administrateur qui crée la campagne sera responsable de la revue
• Définir votre questionnaire :
  • Nous vous proposons des trames de questionnaire en fonction du type d’entretien que vous souhaitez réaliser, vous pouvez partir de ces questions et les ajuster en fonction de vos besoins.
    • Les trames d’entretiens disponibles
  • Vous pouvez partir de 0 en sélectionnant le modèle vierge
  • Les types de réponses possibles sont
    • du texte
    • une sélection parmi différentes options prédéfinies
• Sauvegarder votre campagne : vous pouvez ensuite sauvegarder votre campagne. Suite à la sauvegarde vous pourrez toujours faire des modifications, seul le lancement de la campagne fige le questionnaire et les participants.

🚀 2/ Lancer ma campagne d’entretiens

Pour lancer votre campagne rien de plus simple : rendez-vous dans la page “Entretiens” qui listent toutes vos campagnes. Si la campagne n’est pas encore lancée vous pouvez la lancer de deux manières :

• Lorsque vous placez votre curseur sur la ligne de l’entretien : une fusée apparait à droite de la ligne, cliquez dessus pour lancer votre campagne
• Vous pouvez aussi cliquer sur les “…” dans la colonne actions tout à droite de la ligne : cliquez dans la liste sur “lancer” pour lancer votre campagne d’entretien

Dans les deux cas votre campagne sera lancée immédiatement : tous les collaborateurs inclus dans votre campagne recevront un email que vous pouvez personnaliser pour répondre aux questions de l’entretien, et ils pourront retrouver cet entretien dans la page “entretien” disponible dans leur profil utilisateur.

🚂 3/ Suivre l’avancement de ma campagne

Une fois votre campagne lancée vous pouvez accéder à la page “Détail de votre campagne” en cliquant sur “voir la campagne”

Vous retrouverez dans cette page

• les informations clés de votre campagne (nom, type, description)
• l’avancement de la campagne (nombre de collaborateurs qui ont répondu, nombre de responsables RH qui ont fait la revue et nombre d’entretiens terminés)
• la liste de tous les entretiens au sein de cette campagne

C’est aussi depuis cette page que vous pourrez exporter les résultats de la campagne après sa clôture.

Vous avez la possibilité depuis cette page d’envoyer des relances par email pour inciter vos collaborateurs à compléter les entretiens :

• si personne n’a encore répondu vous pouvez envoyer un email de relance au collaborateur via les actions à droite de la ligne (“…”)
• si le collaborateur a déjà répondu mais que la campagne n’est pas encore terminée, vous pouvez relancer le responsable de la revue via les actions à droite de la ligne (“…”)

👀 4/ Visualiser le contenu d’un entretien

Depuis la page de détail de votre campagne, vous pouvez pour chaque entretien visualiser à tout moment les réponses. Pour ça cliquez sur “voir l’entretien” sur la ligne qui vous intéresse.

En tant qu’administrateur vous ne pouvez pas modifier le contenu de l’entretien, mais vous pouvez visualiser, lorsqu’elles ont été envoyées :

• les réponses du collaborateur
• la revue du manager
• le compte rendu et la date de leur entretien physique

Cette visualisation reste disponible après la clôture de la campagne.

🔐 5/ Clôturer une campagne d’entretiens

Enfin, une fois que vous souhaitez arrêter votre campagne, ou lorsque tous les entretiens sont terminés, vous pourrez clôturer la campagne. Pour ce faire, cliquez sur “clôturer” dans les actions de la page qui liste toutes vos campagnes.

Une fois la campagne clôturée :

• plus aucun collaborateur ou responsable de revue ne pourra répondre aux questions
• vous ne pourrez plus rouvrir votre campagne
• vous aurez accès à l’export des réponses aux questions au format CSV si vous souhaitez faire une analyse
• Les participants pourront toujours consulter les réponses envoyées

N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.