Afin de permettre à votre employeur de vous rembourser une dépense, il est clé de la déclarer dans malibou pour qu’il centralise les dépenses et les justificatifs.

Pour ce faire, vous aurez besoin des informations suivantes :

• La date à laquelle vous avez fait la dépense
• Le montant total de cette dépense
• Si cette dépense est soumise à la TVA, le % appliqué et le montant associé (montant visible sur votre facture)
• Le justificatif de votre dépense (par exemple une photo de votre facture, de votre titre de transport, etc.)

Accéder à vos notes de frais

Pour déclarer votre dépense, rendez vous dans la section “Mes demandes > Notes de frais” de votre menu malibou, sur la gauche de votre écran.

Dans cette page vous pouvez :

• gérer toutes vos notes de frais
  • Vous pouvez utiliser le filtre par statut en haut à droite pour toutes les voir
  • Vous pouvez visualiser le détails de vos notes de frais
  • Vous pouvez supprimer les notes de frais qui n’ont pas encore été validées
• faire une nouvelle demande de remboursement d’une dépense

Faire une nouvelle demande de dépense

Dans cette même page le bouton en haut à droite “Note de frais” vous permet de faire une nouvelle demande.

• Donner lui un nom qui vous permettra de l’identifier facilement
• Choisissez le bon type de dépense en fonction de votre demande
• Ajouter un justificatif qui prouve que votre dépense a eu lieu (obligatoire légalement dans le cas des notes de frais) → grâce à ce justificatif, nous allons compléter automatiquement les champs suivants. Il est néanmoins important que vous vérifiez leur contenu 🙂
• Renseignez le montant total de la dépense

NB : selon la politique de votre entreprise, vous pouvez décocher la case “remboursement total”, pour vous faire rembourser un montant inférieur au montant total de la dépense.

• Renseignez le montant associé à chaque taux de TVA
• Renseignez la date à laquelle la dépense a eu lieu
• Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez, il permettra à la personne qui valide votre note de frais de mieux comprendre dans quel cadre la dépense a eu lieu.

Cliquez ensuite sur “Ajouter” : l’administrateur de votre compte malibou recevra votre demande et pourra la valider ou la refuser.

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Cas des déjeuners d’équipe Lorsque vous déposez une note de frais de type déjeuner, vous pouvez y ajouter les autres membres de l’entreprise qui ont participé au déjeuner.

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Le remboursement de vos dépenses

Si votre dépense est validée (vous pouvez suivre son statut dans votre page “Note de frais”) votre employeur peut décider de vous la rembourser de deux manières différentes :

• detin de salaire
• Soit il vous rembourse en dehors de votre salaire mensuel : vous pourrez recevoir un virement en cours de mois

N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse [email protected] si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.