Lorsque vous êtes connectés sur votre compte malibou en tant qu’administrateur, vous pouvez facilement gérer les accès à votre compte : envoyer des invitations, voir quel collaborateur a déjà accédé à son compte, inviter votre comptable…

Visualiser tous les accès et inviter à rejoindre malibou

Dans la section entreprise de votre menu, dans l’onglet “Gestion des accès” vous pouvez voir la liste de toutes les personnes qui ont un jour eu accès à votre compte malibou.

Pour chaque personne vous verrez :

• Le nom d’utilisateur dans malibou
• L’adresse email principale
• Leur rôle
• Le statut d’accès à leur compte (Cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant) :
  • Invitation non envoyée
  • Invitation envoyée
  • Compte créé
• Les actions possibles
  • En utilisant la colonne “Actions” sur la droite
    • Envoyer une invitation quand elle n’a pas encore été envoyée
    • Annuler une invitation lorsque le compte n’a pas encore été créé
  • En sélectionnant le ou les membres de votre choix sur la gauche du tableau
    • Envoyer l’invitation à plusieurs membres en un clic
    • Vous ne pourrez sélectionner que les membres qui n’ont pas encore été invités

Les différents rôles possibles dans malibou

Une personne qui a accès à malibou peut avoir un rôle parmi les suivants :

• Utilisateur inactif
• Utilisateur
• Administrateur
• Comptable

Donner accès à mon comptable

Pour donner accès à malibou à votre comptable afin qu’il puisse y trouver chaque mois ses documents comptable, il vous suffit de cliquer sur le bouton “accès comptable” dans la section “gestion des accès” de la page entreprise accessible depuis le menu. De cette manière vous pourrez à la fois lui créer un accès et l’inviter par email à rejoindre malibou.

Ajouter un nouveau collaborateur

Il y a deux moments où vous serez amené à ajouter des collaborateurs comme membre dans malibou :

• Lors de votre onboarding dans malibou : aucune action de votre côté on s’occupe de créer tous les membres de votre entreprise ! Vous n’aurez plus qu’à leur envoyer une invitation à se connecter en un clic depuis la page de gestion des accès.

• Lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur : l’ajout d’un nouveau collaborateur ne se fait pas depuis la page de gestion des accès mais dans la page “Équipe” onglet “Membres”. La création d’un collaborateur demande d’avantage d’informations que l’ajout d’un comptable car malibou utilise les informations de contrat pour faire votre demande de DPAE à l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

  

Retirer un collaborateur de ma liste de membres

Il y a deux raisons pour lesquelles vous pouvez vouloir retirer un collaborateur de la liste des membres de votre entreprise :

• Votre collaborateur quitte l’entreprise : dans ce cas il vous suffit de définir sa date de fin de contrat dans sa fiche salarié. Il sera automatiquement passé en utilisateur inactif au moment où il quittera votre entreprise et vous ne le verrez plus parmi les membres.
• Vous avez créé un collaborateur par erreur : uniquement dans ce cas, vous pourrez supprimer le collaborateur dans l’onglet configuration de son profil. Plus aucune information ou documents associés à ce membre ne seront disponibles.

<aside> 🚨 Attention aux impacts de la suppression d’un collaborateur : cette action est irréversible et vous ne pourrez plus récupérer les données du collaborateur. Il ne pourra plus se connecter et accéder à ses documents. La suppression ne doit intervenir que dans le cas d’une erreur de création.

</aside>

N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴