Un nouveau salarié rejoint votre entreprise ? Voici les étapes à suivre pour qu’il arrive dans les meilleures conditions.
Rendez-vous dans la page “Equipe” > “Membres” pour créer un nouveau membre dans malibou.
Si vous avez déjà toutes les informations du salarié à votre disposition vous pouvez les rentrer directement pendant la création pour faire la demande de DPAE (déclaration préalable à l’embauche). Pour la faire nous avons besoin du numéro de sécurité sociale, de la date et du lieu de naissance.
Si vous n’avez pas ces informations à votre disposition vous pouvez inviter le membre dans malibou avec un minimum d’information (prénom, nom, date de début de contrat, type de contrat et email) en décochant la case “Déléguer la DPAE à malibou”. Il vous sera toujours possible de nous la déléguer plus tard depuis la fiche salarié.
Nous vous recommandons d’utiliser l’email personnel du salarié afin qu’il puisse se connecter dans malibou pour compléter les informations manquantes avant son arrivée.
Une fois dans votre entreprise, il pourra facilement modifier l’adresse email pour mettre son adresse professionnelle depuis les paramètres de son compte.
Il vous suffit de cliquer sur “Ajouter” en gardant bien cochée la case “Envoyer un mail d’invitation” pour inviter le futur salarié à rejoindre malibou.
Une fois connecté il pourra compléter toutes ses informations personnelles depuis sa fiche salarié dans malibou.
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Quelques informations sur la période d’essai
Une fois que votre salarié a complété toutes ses informations dans malibou, vous aurez tout à votre disposition pour créer le contrat de travail.
Vous pouvez le faire signer au salarié directement depuis malibou, pour ce faire :
Plus d’information sur la signature électronique dans malibou ici 👉 Guide - signature électronique d’un contrat de travail
Si vous avez déjà fait signer le contrat de travail en dehors de malibou, pensez à ajouter le fichier signé dans la section “Documents” > “Contrat et avenants” du salarié afin que votre expert paie ait toutes les informations importantes à sa disposition.
Si vous n’avez pas fait la demande de DPAE en gardant la case “Déléguer la DPAE à malibou” cochée au moment de la création du membre, il faut bien penser à la lancer avant ou dans les jours suivants l’arrivée du salarié.
Pour ce faire, une fois les informations clés complétées (numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance) rendez-vous dans la fiche salarié, section “Contrat” : sur la ligne “DPAE”, lorsqu’elle n’a pas encore été envoyée vous pouvez cliquer sur les “…”, puis “Lancer la DPAE”.
malibou s’occupe de faire la déclaration pour vous ! 🌴
Si vous avez fait la déclaration de votre côté en dehors de malibou, vous pouvez modifier le statut de la DPAE dans la fiche contrat du salarié en cliquant au même endroit, sur “Marquer comme faite”.
Pour l’instant l’équipe de malibou ne peut pas ajouter un nouveau membre sur votre organisme de mutuelle et prévoyance à votre place. Pensez bien à vous connecter sur le site de votre prévoyance pour ajouter le nouveau membre de votre entreprise afin qu’il soit couvert.
N’hésitez pas à contacter votre expert paie via le chat si vous avez besoin d’aide ou des questions à ce sujet.
Enfin, pensez bien à planifier la visite médicale qui doit avoir lieu dans les 3 mois qui suivent l’arrivée du nouveau salarié. Vous pouvez également rentrer la date de la visite et la fréquence des visites médicales dans les informations de la fiche du salarié afin de recevoir un rappel par mail au moment du renouvellement de la visite.
Plus d’informations sur le rappel de la visite médicale ici 👉 Rappel de la visite médicale
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.