Les frais professionnels et les avantages en nature désignent des dépenses que vous remboursez ou que vous faites pour vos salariés. Ces montants doivent être intégrés dans leur fiche de paie :

• les frais professionnels sont ajoutés au montant versé à votre salarié et ne sont pas soumis à cotisation
• les avantages en nature font partie de sa rémunération brute

Bonne nouvelle, vous pouvez les déclarer directement dans malibou 🌴 pour qu’ils soient intégrés automatiquement dans les fiches de paie de vos salariés !

🚗 Frais professionnel ou avantage en nature ?

Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais lui sont, à ce titre, remboursés par l'employeur. Ces dépenses ne sont pas intégrées à la rémunération du salarié et ne sont pas soumises à cotisation. Ce sont par exemple des frais de restauration, de déplacement, vestimentaires…

Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis au salarié par son employeur gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Ces avantages font partie de son contrat de travail au même titre que son salaire. Le salarié fait l'économie de frais qu'il aurait dû normalement supporter. L'avantage consenti est dès lors soumis à cotisations.

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2408

🧾 Frais professionnel au forfait ou note de frais ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés au réel ou au forfait.

• Le remboursement au réel correspond au remboursement d’une dépense qui a réellement été faite par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui est justifiée par une facture. C’est le cas par exemple d’un petit déjeuner d’équipe, d’un billet de train, d’un achat de licence pour l’entreprise, d’une indemnité kilométrique…
• Le remboursement au forfait permet de rembourser aux salariés les dépenses faites dans le cadre de leur activité professionnelle via des montant forfaitaires. Les seuils d’exonération de cotisation sont définis par l’URSSAF. C’est le cas par exemple de l’indemnité de télétravail, NTIC et de transport.

Nous vous recommandons de faire déclarer par vos salariés sous forme de notes de frais toutes les dépenses qui ne sont pas calculées au forfait et qui demandent donc de pouvoir fournir un justificatif en cas de contrôle. Néanmoins si certains de vos salariés ont des dépenses réelles qui sont récurrentes (le même montant chaque mois), les déclarer en frais professionnel vous permettra de gagner du temps car la dépense sera intégrée automatiquement chaque mois, vous pourrez également y ajouter un justificatif.

👀 Visualiser les frais et avantages en nature sur une période de paie

Dans le menu de gauche “Variables de paie” vous pouvez retrouver une nouvelle page “Avantages et frais” qui vous permet de visualiser tous les frais et avantages que vous avez déjà paramétrés pour votre entreprise.