Les frais professionnels et les avantages en nature désignent des dépenses que vous remboursez ou que vous faites pour vos salariés. Ces montants doivent être intégrés dans leur fiche de paie :
Bonne nouvelle, vous pouvez les déclarer directement dans malibou 🌴 pour qu’ils soient intégrés automatiquement dans les fiches de paie de vos salariés !
Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais lui sont, à ce titre, remboursés par l'employeur. Ces dépenses ne sont pas intégrées à la rémunération du salarié et ne sont pas soumises à cotisation. Ce sont par exemple des frais de restauration, de déplacement, vestimentaires…
Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis au salarié par son employeur gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Ces avantages font partie de son contrat de travail au même titre que son salaire. Le salarié fait l'économie de frais qu'il aurait dû normalement supporter. L'avantage consenti est dès lors soumis à cotisations.
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2408
Les frais professionnels peuvent être remboursés au réel ou au forfait.
Nous vous recommandons de faire déclarer par vos salariés sous forme de notes de frais toutes les dépenses qui ne sont pas calculées au forfait et qui demandent donc de pouvoir fournir un justificatif en cas de contrôle. Néanmoins si certains de vos salariés ont des dépenses réelles qui sont récurrentes (le même montant chaque mois), les déclarer en frais professionnel vous permettra de gagner du temps car la dépense sera intégrée automatiquement chaque mois, vous pourrez également y ajouter un justificatif.
Dans le menu de gauche “Variables de paie” vous pouvez retrouver une nouvelle page “Avantages et frais” qui vous permet de visualiser tous les frais et avantages que vous avez déjà paramétrés pour votre entreprise.
Vous pouvez passer d’un mois à l’autre grâce aux flèches qui entourent le mois en cours sous le titre de la page.
Pour les mois qui sont déjà clôturés, cette page vous permet seulement de visualiser les frais, tandis que pour le mois non clôturé vous pouvez supprimer des frais existants et ajouter de nouveaux frais.
Au moment de la clôture de la paie à la fin du mois, vous pourrez visualiser tous les frais professionnels et avantages associés à la période de paie dans l’étape 3/ Variables, section “Avantages et frais”. Vous pourrez depuis cette étape ajouter de nouveaux frais et en supprimer si nécessaire. Au moment du récapitulatif, la colonne “Avantage et frais” contient une somme de tous les avantages et frais du mois pour le salarié.
Vous pouvez ajouter un nouveau frais en cliquant sur le bouton bleu en haut à droite “+ Avantage ou frais”, vous devrez ensuite choisir :
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Pour gagner du temps, vous pouvez ajouter un frais professionnel ou un avantage en nature pour plusieurs de vos salariés en même temps en sélectionnant plusieurs personnes dans la fenêtre de création.
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Vous pouvez ajouter un justificatif associé aux avantages en nature et frais professionnels que vous paramétrez, ce justificatif est optionnel tandis qu’il est obligatoire dans le cas d’une note de frais.
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Vous devrez ensuite choisir le type de frais professionnel ou avantage parmi les options suivantes :
Le frais de télétravail ou NTIC fait partie de la même catégorie car ces deux frais sont non cumulables et permettent d’indemniser des dépenses qui se recoupent.
En ce qui concerne le télétravail vous pouvez l’indemniser de trois manières :
En ce qui concerne les dépenses NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), vous pouvez les indemniser de deux manières :
La plupart des frais de déplacement doivent être déclarés par le salarié avec une facture justificative :
Néanmoins si vous avez un accord avec votre salarié pour rembourser ses déplacements professionnels sous forme d’un forfait mensuel récurrent, vous pouvez déclarer ce montant depuis la section avantages et frais de malibou.
L’avantage en nature véhicule concerne la mise à disposition de votre salarié d’un véhicule de fonction. Un certain nombre de critères permettent de déterminer le montant mensuel de cet avantage en nature, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie via le chat pour qu’il vous aide à le calculer.
Au 1er février 2025, le montant à prendre en compte est :
| Achat moins de 5 ans | Achat plus de 5 ans | Location | |
|---|---|---|---|
| Electrique | 15% du prix d’achat TTC après abattement de 70% dans la limite de 4 582€ | 10% du prix d’achat TTC après abattement de 70% dans la limite de 4 582€ | 50% du prix de location TTC après abattement de 70% dans la limite de 4 582€ |
| Non électrique sans carburant | 15% du prix d’achat TTC | 10% du prix d’achat TTC | 50% du prix de location TTC |
| Non électrique avec carburant | 20% du prix d’achat TTC (forfait) ou 15% du prix d’achat TTC + frais réels | 15% du prix d’achat TTC (forfait) ou 10% du prix d’achat TTC + frais réels | 67% du prix de la location TTC (forfait) ou 50% du prix de la location TTC + frais réels |
Source : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000051254024
⚠️ Attention, l’abattement de 70% plafonné à 4 582€ concernant les véhicules électriques n’est applicable que si le véhicule obtient un score environnemental supérieur à 60 points. Pour calculer le score environnement d’un véhicule, rendez-vous sur le site de l’ADEME : https://score-environnemental-bonus.ademe.fr/
Vous pouvez indemniser vos salariés de différentes manières pour ses repas quotidiens :
Dans ce troisième cas vous pouvez déclarer le montant mensuel de l’avantage en nature pour chaque salarié dans la section avantage en nature de malibou. N’hésitez pas à nous contacter pour confirmer que votre avantage en nature véhicule sera pris en compte de la bonne manière dans la fiche de paie.
Lorsque vous supprimez un frais qui a été paramétré comme récurrent, c’est à dire un frais qui est pris en compte chaque mois, vous avez deux options :
Au niveau de la page d’un salarié, vous pouvez retrouver chaque mois ses avantages en nature et ses frais professionnels dans la section “Eléments de paie” > “Avantages et frais”.
Vous pouvez également ajouter un nouvel avantage ou un nouveau frais professionnel pour la période de paie en cours directement depuis cette page.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.