La clôture de la paie, c'est le processus mensuel qui vous permet de transmettre toutes les informations à votre gestionnaire de paie pour qu'il génère des bulletins conformes, puis de payer vos salariés.
Voici la marche à suivre pour ne rien oublier lors de la clôture de la paie :
Rendez-vous dans la section "Clôture de paie" de votre menu malibou. Une fois dans cette page, il vous suffit de suivre les étapes en vérifiant attentivement que les variables de paie sont complètes et justes pour vos salariés.
Pour chaque étape, cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant :
Une fois vos variables complètes, cliquez sur "Clôturer la paie" en haut à droite de l'onglet récapitulatif. Une modale de confirmation s'affiche : si des informations sont manquantes, elles seront listées à ce moment-là.
Après confirmation, votre gestionnaire de paie reçoit une notification dans le chat et génère vos bulletins dans les meilleurs délais. Il vous préviendra dès qu'ils sont disponibles.
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Un doute avant de clôturer ? Posez vos questions directement à votre gestionnaire via le chat malibou. Et si une erreur est détectée après coup, les bulletins peuvent être corrigés.
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Votre gestionnaire de paie vous a informé de la disponibilité de vos bulletins ?
Retrouvez vos bulletins dans l'onglet "Bulletins" de la section "Clôture de paie".
Vos salariés recevront alors automatiquement un email avec un accès direct à leur bulletin dans malibou.
Maintenant que vos bulletins sont distribués, vous pouvez vous rendre dans la dernière section du menu “Clôture de paie” : “Virements”.
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Afin de pouvoir payer vos salariés vérifiez que tous les IBAN sont bien complétés.
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Trois façons de payer
1️⃣ Payer salarié par salarié Cliquez sur les "…" à droite d'un salarié, puis :
2️⃣ Payer plusieurs salariés via la connexion bancaire Qonto ou CIC Sélectionnez tous les salariés à payer, on vous proposera alors l’option de payer avec Qonto ou CIC. malibou vous redirige vers votre interface bancaire pour valider tous les virements en une seule opération.
3️⃣ Payer en batch via un fichier SEPA (toutes banques) Sélectionnez tous les salariés à payer et cliquez sur "Payer via fichier de virements". Téléchargez le fichier XML généré et importez-le sur le site de votre banque. Vous pouvez alors marquer les virements comme effectués sur malibou.
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Virements instantanés : malibou ne paramètre pas de date d'émission dans ses fichiers. Le virement part dès que votre banque traite le fichier, selon ses propres règles. L'instantanéité dépend de votre banque, pas de malibou.
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Les statuts des virements
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Virement prêt, pas encore initié |
| Initié | Virement lancé, en cours de traitement côté banque |
| Effectué | Virement confirmé via malibou |
| Effectué hors malibou | Paiement réalisé en dehors de malibou et marqué manuellement |
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En cas de rejet bancaire : vous recevrez une notification par email pour relancer le virement.
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Bon à savoir : lors d'un paiement en batch, les virements dont le statut est déjà "Effectué" ou "Effectué hors malibou" sont automatiquement exclus de la sélection. Si un salarié n'apparaît pas dans votre sélection, c'est probablement parce que son virement a déjà été traité.
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Après la clôture, malibou s'occupe de tout : la DSN est envoyée avant le 15 du mois, et les cotisations (URSSAF, Prévoyance, Mutuelle, retraite complémentaire) sont prélevées entre le 15 et le 25.
Vos documents sont disponibles dans "Entreprise" > "Documents" > "Documents comptables et de paie" :
L'export de votre masse salariale est accessible depuis la section "Analyses" de malibou.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.