La clôture de la paie est le processus qui vous permet de générer un bulletin de paie conforme pour vos salariés en toute sérénité.

Elle consiste essentiellement à vérifier que votre gestionnaire de paie a accès aux informations à jour et à payer vos salariés une fois les fiches de paie générées.

Si vous avez la moindre hésitation, question ou suggestion d’amélioration n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie directement dans le chat malibou.

Voici la marche à suivre pour ne rien oublier lors de la clôture de la paie :

1/ Renseigner les variables

Rendez-vous dans la page “Clôture” de votre menu malibou lorsque vous êtes connecté en tant qu’administrateur. Une fois dans cette page, il vous suffit de suivre les étapes en vérifiant attentivement que les variables de paie sont complètes et justes pour vos salariés.

Pour chaque étape, cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant :

• 1/ Je vérifie les informations des salariés qui rejoignent et quittent mon entreprise
• 2/ Je m’assure que toutes les absences sur la période ont bien été validées ou refusées par le référent RH
• 3/ Je vérifie que les variables de paie sont les bonnes pour tous mes salariés : nombre d’indemnités repas, remboursement des frais de transport, primes à verser, notes de frais à rembourser, heures supplémentaires…
• 4/ Enfin, le récapitulatif me permet d’avoir une vision d’ensemble de ce qui va être comptabilisé dans le salaire de chaque salarié

2/ Clôturer la paie

Une fois que toutes vos variables sont complètes et à jour, vous verrez dans l’onglet “récapitulatif” le bouton “Clôturer la paie” en haut à droite.

Si des informations sont manquantes vous en serez informés dans la modale de confirmation, vous pouvez retourner dans les différents onglets pour compléter les informations manquantes ou valider les congés non validés.

Une fois toutes les informations rassemblées cliquez sur “confirmer”, votre gestionnaire sera informé dans le chat que vous avez bien clôturé la paie du mois. Il va s’occuper de générer vos bulletins le plus rapidement possible et vous informera quand ils seront prêts.

Une hésitation ou une question avant la clôture ? Pas d’inquiétude, vous pouvez :

• poser toutes vos questions à votre gestionnaire de paie via le chat
• une fois les bulletins générés, nous pourrons les corriger s’il y a une erreur ou s’il manque une information.

3/ Vérifier et distribuer les bulletins

Votre gestionnaire de paie vous a informé de la disponibilité de vos bulletins ?

Vous pouvez les retrouver dans l’onglet “bulletins” de votre menu sur la gauche, dans la section “Clôture de paie”.

Sur le mois de la clôture, tous les bulletins ont été uploadés par votre gestionnaire de paie. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier puis les distribuer à vos salariés.

Cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant

• 1/ Vérification des bulletins
• 2/ Distribution des bulletins

Une fois vos bulletins distribués, vos salariés recevront un email qui les redirigera directement dans la section documents salariés de malibou, où leur bulletin aura été automatiquement ajouté.

4/ Payer les salariés

Maintenant que vos bulletins sont distribués, vous pouvez vous rendre dans la dernière section du menu “Clôture de paie” : “Virements”.

Afin de pouvoir payer vos salariés vérifiez que tous les IBAN sont bien complétés.

Le montant total à payer et le nombre de virements, visibles en bas à gauche de la page vous permettent de faire une dernière vérification avant le paiement.

Pour payer, plusieurs options sont possibles :

Cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant

• Payer mes salariés un par un
• Payer tous mes salariés en une fois

5/ Documents post paie et paiement des cotisations

Suite à la clôture de la paie il n’y a plus rien à faire de votre côté : malibou s’occupe avant le 15 du mois de faire votre déclaration sociale nominative (DSN). Suite à cette déclaration vous serez prélevés entre le 15 et le 25 du montant des cotisations dues : URSSAF, Prévoyance et Mutuelle et retraite complémentaire.

En ce qui concerne les documents, après la clôture de la paie vous pourrez accéder dans la section “Entreprise” > “Documents” > “Documents comptables et de paie”, aux documents associés à la paie du mois :

• quelques jours après la paie : l’OD de paie
• quelques jours après l’envoi des déclarations sociales nominatives : la DSN du mois (autour du 15)

Vous pouvez également accéder dans la partie “Analyses” de malibou à l’export des données de votre masse salariale.

N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.