Vous pouvez désormais signer vos contrats électroniquement directement depuis votre interface malibou ! En tant qu’administrateur, depuis la page d’un salarié, vous pouvez en quelques clics envoyer n’importe quel document de type “contrat” pour signature à un ou deux membres de malibou.
Si le document que vous souhaitez faire signer n’existe pas encore dans malibou, vous pouvez l’ajouter simplement depuis l’espace du salarié concerné.
Une fois dans la fiche salarié, cliquez sur l’onglet “Documents” puis dans le dossier “Contrats et avenants”. Depuis cette page vous pouvez ajouter le document que vous souhaitez faire signer.
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Vous pouvez envoyer pour signature uniquement des documents de type contrat au format PDF
Une fois le document disponible, rendez-vous dans les actions pour lancer la signature (cliquez sur les “…” à droite de la ligne du document, puis sur “Lancer la signature”) .
Par défaut, le signataire est le salarié dans l’espace duquel vous avez ajouté le document. Vous pouvez ajouter un autre signataire grâce aux sélecteurs dans la modale, mais le salarié doit nécessairement faire partie des signataires.
L’ordre des signataires sélectionnés est l’ordre dans lequel ils recevront une demande de signature.
Si vous le souhaitez vous pouvez aussi choisir une mention qui figurera juste au-dessus de la signature de la personne, les mentions suivantes sont disponibles :
Vous avez également la possibilité d’ajouter la date de la signature et de créer une mention personnalisée.
Une fois les signataires sélectionnés, vous devrez choisir où positionner les signatures associées sur votre document.
La modale vous permet de prévisualiser le document à signer. Sélectionnez une par une les signatures sur la droite, et positionnez les directement sur le PDF à l’endroit où vous souhaitez voir figurer les signatures.
Une fois que la placement vous convient, vous n’avez plus qu’à lancer la signature.
Lorsque vous cliquez sur “Lancer la signature”, après avoir choisi les signataires et la position des signatures dans la modale :
Une fois que tous les signataires auront suivi la procédure par email et signé le document :
Une nouvelle colonne dans la page “Contrats et avenants” des documents du salarié vous permet de voir à tout moment où en est le statut de signature d’un document.
Il y a trois statuts possibles :
A partir du moment où le contrat a été signé, la version non signée que vous avez ajouté dans malibou est remplacée par la version signée du document. Vous pouvez donc accéder au document signé :
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.