⚖️ Cadre légal

Source URSSAF

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par votre salarié pour les besoins de son activité professionnelle, que vous pouvez ensuite rembourser sur justificatif ou sous la forme d’une allocation forfaitaire. Ils sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et CSG-CRDS.

Les notes de frais désignent une méthode de demande de remboursement des frais professionnels.

Les dépenses remboursées via une note de frais doivent :

• avoir un caractère purement professionnel
• être justifiées par un document détaillant la dépense (à conserver 5 ans)
• correspondre à un montant raisonnable au regarde de l’achat réalisé

Il y a deux moyens de rembourser les frais professionnels :

• Remboursement au forfait
• Remboursement au réel (souvent via des notes de frais)

<aside> 💡 Les avantages en nature ne font pas partie des frais professionnels : contrairement aux frais professionnels, ce ne sont pas des dépenses engagées par le salarié, mais des prestations fournies par l'employeur au salarié.

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📝 Déclarer une note de frais dans malibou

Vos collaborateurs peuvent déclarer une dépense dans la section “Note de frais” de leur menu. Les informations à fournir sont détaillées dans l’article du centre d’aide dédié aux collaborateurs.

Si en tant qu’administrateur vous souhaitez déclarer une note de frais pour un de vos collaborateurs vous pouvez le faire également depuis la section “Validations > Notes de frais”.

Au moment de créer une nouvelle note de frais, vous devrez choisir à quel collaborateur l’associer.

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Cas des déjeuners d’équipe Lorsque le collaborateur dépose une note de frais de type déjeuner il peut y ajouter les autres membres de l’entreprise qui ont participé au déjeuner. De cette manière malibou saura suggérer automatiquement un titre restaurant en moins pour les collaborateurs en question.

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✅ Valider ou refuser une note de frais

Par défaut, seuls les administrateurs de votre compte ont la possibilité de voir et de valider les notes de frais. Contactez-nous si vous souhaitez que les référents RH puissent valider les notes de frais de leur équipe.

Vous pouvez valider les notes de frais à deux endroits dans votre interface administrateur :

• Au cours du mois, vous pouvez retrouver toutes les notes de frais dans la section "Éléments variables > Notes de frais". Vous pouvez valider :
  • une note de frais avec l'action rapide qui apparaît sur la droite lorsque vous survolez la ligne ;
  • plusieurs notes de frais grâce à la validation groupée : vous pouvez sélectionner les notes de frais que vous souhaitez valider avec le sélecteur sur la gauche.
• Au moment de la clôture du mois, les notes de frais qui concernent la période de clôture seront visibles et vous pourrez les valider au cours de l'étape 3 de la clôture.

Pour chaque note de frais, vous avez la possibilité de l'approuver ou de la refuser. Dans les deux cas, vous pouvez ajouter un commentaire optionnel qui sera transmis au collaborateur par e-mail pour l'informer de votre décision.

Une fois la note de frais traitée, le nom du validateur ainsi que la date de validation ou de refus sont enregistrés et visibles dans le détail de la demande.

En cas d'erreur, vous avez la possibilité de supprimer des notes de frais depuis la colonne action sur la droite du tableau.

💰 Rembourser une note de frais

Il est recommandé de rembourser les frais professionnels dans un délai d’un mois.

Vous avez deux moyens de rembourser vos notes de frais :

• Nous nous chargeons de les intégrer dans la paie du salarié pour le mois à venir : dans ce cas vous n’avez rien à faire, il vous suffit de valider la note de frais en question avant la clôture de la paie pour nous indiquer que vous souhaitez la rembourser.
• Vous remboursez les notes de frais en dehors de la paie du mois : dans ce cas pensez bien à marquer les notes de frais en question comme déjà remboursées. C’est possible depuis la colonne action sur la droite. Dans ce cas nous n’intégrerons pas ces notes de frais dans la paie du mois.

🧾 Récupérer la TVA

La TVA peut être récupérée pour certains frais professionnels :

• La TVA est récupérable sur les frais d’hébergement, les frais de repas, les frais de carburant, de péages ou de stationnement.
• En revanche, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les billets de train, d’avion ou de bateau, car ces moyens de transport n’y sont pas assujettis. La TVA n’est pas non plus récupérable sur les frais kilométriques.

<aside> 💡 Bon à savoir : toujours conserver vos justificatifs

Les photos de justificatifs tels qu’ajouté dans un logiciel RH n’ont pas de valeur probante. En cas de contrôle vous devez être en capacité de présenter les justificatifs originaux.

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📤 Exporter les données des notes de frais

Vous pouvez exporter l'ensemble des données de vos notes de frais au format Excel depuis la page "Analyses et Exports" > "Exporter vos données" > "Exports personnalisés".

Dans la modale, sélectionnez "Notes de frais" parmi les types de données disponibles, puis choisissez la période qui vous intéresse. L'export contiendra notamment :

• Les dates de demande et de dépense
• La période de paie dans laquelle la note de frais a été remboursée
• Les détails : intitulé et commentaire
• Les montants (dont le détail de TVA par taux)
• Le statut de validation ainsi que le prénom et nom du validateur

Si vous souhaitez exporter les justificatifs des notes de frais, il vous suffit depuis Eléments variables > Notes de frais, de sélectionner dans le tableau les notes de frais qui vous intéressent. Un bouton d’action “Exporter” apparaît alors en bas de page.

N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴