Si vos collaborateurs ont des contrats au forfait heure (mensuel ou annualisé) il est indispensable pour vous de suivre leur temps de travail :
Les heures supplémentaires sont les heures au delà du temps contractuel de travail pour un contrat heure à temps plein.
Les heures complémentaires sont les heures au delà du temps contractuel de travail pour un contrat heure à temps partiel.
<aside> 💡 Si vous n’avez pas accès à la page “Temps de travail” c’est que nous n’avons pas paramétré la gestion du temps de travail ensemble. Contactez-nous via le chat pour que nous le mettions en place en quelques minutes.
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A n’importe quel moment du mois vous pouvez retrouver dans votre page “Validations > Temps de travail” les semaines complètes qui n’étaient pas incluses dans la période de paie précédente.
Dans cette page vous trouverez une ligne par :
malibou calcule automatiquement le nombre d’heures théoriquement travaillées, elles correspondent aux heures de travail contractuelles desquelles sont soustraits les jours d’absence.
Si par exemple un collaborateur travaille théoriquement 35h et qu’il a posé un jour de congé cette semaine là, malibou proposera par défaut une semaine de 28h de travail.
Au moment où vous faites la clôture de la paie, vous pouvez visualiser et modifier les mêmes informations dans l’étape 3 “Variables” onglet “Temps de travail”.
Si vous compensez les heures supplémentaires et complémentaires, nous aurons paramétré ensemble au préalable vos taux de majoration. Dans ce cas, les heures qui dépassent le temps de travail contractuel seront automatiquement associées au bon taux de majoration et au bon type de compensation selon vos paramétrages. Vous pouvez le voir facilement grâce à la répartition de ces heures dans des colonnes adaptées à vos paramétrages.
<aside> 💡 Bon à savoir - nombre maximum d’heures complémentaires
Le nombre d’heures complémentaires qui peuvent être compensées chaque semaine est limité à un pourcentage du temps contractuel travaillé.
*Par exemple :
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Vous pouvez à tout moment et dans les deux pages modifier le temps de travail réel pour un collaborateur et une semaine donnée en changeant la valeur directement dans le tableau. La nouvelle valeur sera automatiquement sauvegardée et impactera dynamiquement la répartition des heures supplémentaires par tranches.
Pour valider le temps de travail effectué par semaine et par collaborateur il vous suffit de sélectionner les lignes associées sur la gauche du tableau et de cliquer sur le bouton qui apparait en haut à gauche du tableau “Valider les heures sélectionnées”.
<aside> 💡 Bon à savoir - heures de travail additionnelles en cas d’absence
Si votre collaborateur a été absent pendant la semaine, les heures supplémentaires restent uniquement les heures qui dépassent son temps de travail contractuel. Si néanmoins le collaborateur a travaillé davantage que le temps de travail attendu, les heures travaillées en plus seront compensées (en rémunération ou repos selon votre paramétrage), mais non majorées.
*Par exemple :
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Si sur une semaine donnée le collaborateur déclare moins de temps de travail que le temps attendu vous serez alertés sur la ligne de validation. Votre expert paie sera également alerté au moment de la clôture. Vous pouvez le contacter via le chat pour décider ensemble si vous souhaitez faire apparaitre ces heures en moins d’une manière ou d’une autre sur la fiche de paie.
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S’il arrive que vos salariés travaillent des heures de nuit, pensez à partager les créneaux d’heure de nuit applicables à votre entreprise ainsi que le système de majoration à votre expert paie pour qu’il puisse les paramétrer.
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Côté salarié, lorsqu’ils déclareront ces heures il verront grâce à un symbole lune que la plage de travail qu’ils viennent de déclarer contient des heures de nuit.
Lors de la validation des semaines travaillées, vous serez prévenus par le symbole “Attention” des différents éléments inhabituels : les heures de nuits apparaitront dans la tooltip explicative en passant votre souris sur ce symbole.
Les heures de nuit seront également visibles dans votre récapitulatif de clôture dans la colonne “heures exceptionnelles”.
Par défaut, le type de compensation pour tous les collaborateur est celui paramétré au niveau entreprise :
Si vous souhaitez faire une exception en changeant pour une semaine donnée le type de compensation des heures supplémentaires d’un collaborateur, vous pouvez le faire en utilisant les actions sur la droite du tableau.
Si ce type de compensation n’était jusque là pas utilisé pour d’autres collaborateurs, cette nouvelle configuration fera apparaitre de nouvelles colonnes pour vous permettre de visualiser la répartition des heures supplémentaires.
Vous pouvez modifier les heures de travail contractuelles de vos salariés dans leur fiche salarié dans l’onglet “Contrat” section “Temps de travail”.
Vous pouvez activer le module de déclaration du temps de travail par collaborateur dans leur fiche salarié, onglet “Contrat” section “Temps de travail”.
<aside> 💡 Si vous ne voyez pas le bouton d’activation et n’aviez jamais paramétré de suivi des temps auparavant, c’est que nous n’avions pas activé initialement ce module avec vous. Contactez-nous via le chat pour que nous le mettions en place en quelques minutes.
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Ce module de suivi des temps permet aux collaborateurs de déclarer eux-même leurs heures de travail. Vous verrez le même tableau récapitulatif par semaine, mais aurez accès au détail des heures journalières, que vous pourrez valider ou modifier.
Pour plus détails sur le fonctionnement du suivi des temps côté salarié, consultez l’article Déclarer mon temps de travail dans malibou (en heures)
Les heures supplémentaires et/ ou complémentaires que vous aurez validé au moment de la clôture dans malibou apparaitront sur le bulletin de salaire de votre collaborateur et seront rémunérées selon les majorations appliquées dans votre entreprise.
Dans le cas où vous compensez les heures supplémentaires avec des repos compensateurs le compteur sera également incrémenté en paie et visible sur le bulletin de salaire.
N’hésitez pas à nous contacter dans le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.