📐Cadre légal

Pourquoi demander aux salariés qui ont un contrat au forfait jour de déclarer leurs jours travaillés et leur temps de repos ?

Pour deux raisons principales :

• vous assurer que le nombre de jours travaillés à la fin de l’année calendaire s’approche le plus possible du temps contractuel (souvent 218 jours)
• vous assurer que les salariés au forfait jours bénéficient du temps de repos réglementaire (11h consécutives quotidiennes et 35h consécutives hebdomadaires)

Les modalités de suivi de votre temps de travail peuvent être définies par l’accord collectif autorisant et organisant le recours aux forfaits en jours, ou à défaut, par les dispositions supplétives prévues par le code du travail.

Il est à votre charge, en tant qu’employeur, de vérifier la bonne application de ces dispositions.

NB: la déclaration du temps de repos par le salarié est un moyen important mais non suffisant pour prouver que vous vous assurez activement qu’il bénéficie du temps de repos réglementaire. Par exemple les entretiens annuels obligatoires de forfait jour sont un autre moyen de prouver le suivi actif de votre entreprise.

⚙️ Paramétrer la déclaration des jours travaillés

Pour paramétrer la déclaration des jours travaillés dans malibou il faut :

• prévenir votre gestionnaire de paie afin qu’il puisse activer gratuitement cette fonctionnalité pour votre entreprise
• activer la déclaration du temps forfait jour pour les salariés concernés depuis leur fiche contrat
• si vous commencez le suivi en cours d’année, il vous faudra fournir le nombre de jours travaillés avant le démarrage du suivi dans malibou

➕Activer le suivi des jours travaillés pour un salarié

Une fois le module de suivi du temps de travail activé par votre gestionnaire de paie, rendez-vous dans la fiche contrat de chaque salarié concerné.

Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le toggle “Module de déclaration du temps de travail” pour l’activer.

Une fois activé, le salarié en question verra apparaitre sur son compte une nouvelle page “Temps de travail”.

Les détails de la manière dont il pourra partager son temps de travail en jours sont disponibles ici 👉 Déclarer mon temps de travail dans malibou (en jours)

🥇 Initialiser le compteur annuel de jours travaillés

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez activer le suivi du temps en jours en cours d’année :

• Le salarié concerné arrive en cours d’année : dans ce cas il faut initialiser sa “durée de travail annuelle” au prorata pour l’année de son arrivée
• Vous utilisiez un autre moyen que malibou pour suivre les jours travaillés : dans ce cas vous pouvez compléter le champ “jours travaillés hors suivi des temps” avec le nombre de jours déjà travaillés pour l’année calendaire en cours. Ce nombre de jours sera ajouté à ceux suivis dans malibou pour assurer un suivi annuel aligné avec le nombre de jours réellement travaillés.

Les deux champs décrits ci-dessus sont présents dans la modale de paramétrage du temps de travail du salarié.

🔎 Voir et valider les jours travaillés

👀 Voir les déclarations de jours travaillés

La visualisation et la validation des jours travaillés peut être faite à deux endroits :

• Dans la page “Validations” > “Temps de travail” (à la fois pour l’administrateur, et le référent RH des salariés concernés)
• Ou bien directement dans la clôture, dans l’onglet “Temps de travail forfait jour” parmi les variables de paie

Depuis cette page vous pouvez voir une ligne par salarié et par semaine avec :

• le salarié et la semaine concernés
• le nombre de jours comptabilisés pour cette semaine vs le nombre de jours par défaut
• Deux signaux peuvent apparaitre à droite du nombre de jours travaillés :
  • Un “i” dans un cercle : vous informe que le nombre de jours, quoi que différent du nombre de jours par défaut (habituellement 5) est normal (par exemple parce qu’il y a eu une absence cette semaine là)
  • Un “/!\” rouge : pour vous informer
    • soit que le salarié n’a pas coché la case qui permet de déclarer qu’il a eu le temps de repos réglementaire
    • soit que le salarié a déclaré des journées ou demi-journées de travail en dehors de ses jours de travail habituels
• Enfin les différents statuts vous informent de l’étape de validation à laquelle vous vous trouvez :
  • En attente signifie que le salarié n’a pas encore envoyé sa feuille de temps, et que ni le référent RH, ni un administrateur n’a validé cette feuille de temps par ailleurs
  • Modifié signifie que le salarié n’a pas encore envoyé sa feuille de temps, mais que le référent RH ou l’administrateur l’a quand même validée (et potentiellement modifiée) : ce statut permet de clôturer la paie sans intervention du salarié. Il est encore possible pour le salarié de la valider.
  • A valider signifie que le salarié a envoyé sa feuille de temps. Le référent RH ou l’administrateur doit ensuite valider la semaine envoyée.
  • Validé signifie que la feuille de temps a été envoyée par le salarié et validée par un référent RH ou un administrateur.

⚠️ Identifier un temps de repos non respecté

Les temps de repos non respectés sont très facilement identifiables grâce à l’icône “Attention” en rouge au niveau de la ligne. L’administrateur ou le référent RH ne peut pas valider le temps de repos à la place du salarié. Contactez-nous si vous souhaitez que le salarié revienne en arrière sur sa déclaration de feuille de temps.

⚠️ Identifier des plages de travail exceptionnel

Le temps de travail exceptionnel est facilement identifiable grâce à l’icone “Attention” en rouge au niveau de la ligne. En passant votre souris sur le “Attention” vous aurez plus de détail sur les jours concernés, ils peuvent être par exemple :

• un dimanche ou un jour férié
• ou un bien un autre jour ouvré (comme le samedi ou un jour de la semaine habituellement non travaillé par le salarié)

💡 Les conséquences du travail exceptionnel sur la paie

Selon votre convention collective et votre accord d’entreprise le travail le dimanche et les jours fériés peuvent entrainer des majorations sur la rémunération du salarié. Contactez votre gestionnaire de paie pour vous aligner sur les majorations à mettre en place pour votre entreprise.

D’autre part, chaque journée de travail exceptionnel entraine une journée de récupération qui incrémente automatiquement le compteur de RTT du salarié.

En effet :

• Au forfait jour le contrat porte sur le nombre de jours travaillés pendant l’année ;
• Le nombre de RTT attribué au salarié est calculé chaque année dans le but d’atteindre exactement le nombre de jours travaillés contractuel (souvent 218) si le salarié ne travaille pas en dehors de son planning contractuel par défaut ;
• Donc pour chaque jour supplémentaire travaillé, il faut ajouter un jour de RTT pour permettre au salarié de poser suffisamment d’absences pour avoir travaillé 218 jours à la fin de l’année.

Ces jours de repos apparaitrons sur le bulletin de salaire avec le libellé “Jours de repos pour travail exceptionnel (RTT)” et le compteur de RTT dans malibou sera incrémenté dès la validation de la feuille de temps pour permettre au salarié de poser ce RTT rapidement.

⏰ Modifier une feuilles de temps

En cliquant sur “voir le détail” dans les actions sur la droite, vous pouvez visualiser le détail d’une feuille de temps donnée. Si vous souhaitez la modifier (par exemple pour ajouter une journée de travail le samedi que le salarié aurait oublié d’ajouter), cliquer sur le bouton “modifier” va vous permettre d’ajouter les plages de travail de votre choix.

Une fois ajoutées vous pouvez “modifier et valider” la feuille de temps. Le salarié sera notifié par email de cette modification et pourra valider ce que vous avez déclaré de son côté.

✅ Valider une ou plusieurs feuilles de temps

En cliquant sur “voir le détail” dans les actions sur la droite, vous pouvez visualiser le détail d’une feuille de temps donnée, et la valider y compris en amont du salarié (qui pourra toujours le faire par la suite).

Enfin, après avoir passé en revue les éventuels icônes d’alerte, vous pouvez valider toutes les feuilles de temps en un clic grâce à la validation groupée :

• sélectionnez toutes les lignes en cliquant sur le carré en haut à gauche du tableau
• puis cliquez sur “valider les jours sélectionnés”

📊 L’indicateur de suivi annuel

L’indicateur de suivi annuel, c’est à dire le nombre de jours travaillés depuis le début de l’année calendaire, est visible en cliquant sur “voir le détail”, ou sur l’icone de validation d’une feuille de temps donnée.

L’indicateur annuel vous permet pour une semaine donnée de suivre :

• le nombre de jours qui ont déjà été travaillés pendant l’année calendaire
• le nombre de jours de travail contractuels (nombre de jours que le salarié doit théoriquement travailler pendant l’année selon son contrat de travail)
• le nombre de jours restants à travailler avant la fin de l’année

<aside> 💡

Comment est calculé le nombre de jours travaillés ? Si le salarié a un contrat annuel de 218 jours, le nombre de jours travaillés correspond en 2025 à :

• Tous les jours ouvrés de l’année - (les jours ouvrés fériés) - (25 congés payés en jours ouvrés) - (8 RTT)
• Pour incrémenter le compteur annuel en jours d’un salarié nous comptons donc : —> Tous les jours effectifs de travail —> Tous les jours d’absence qui ne sont pas des congés payés ou des RTT (congés sans solde, arrêts maladie, congé paternité…)

</aside>

🌂 Clôturer la paie du mois

Pour clôturer la paie du mois il faut que toutes les semaines complètes sur le mois soient validées. Les salariés reçoivent un rappel le 25 de chaque mois pour envoyer leur feuille de temps et ils peuvent facilement toutes les envoyer en un clic.

En cas de non validation d’un salarié, vous pouvez en tant qu’administrateur valider les feuilles de temps de manière groupée pour pouvoir clôturer la paie.

N’hésitez pas à nous contacter dans le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.